Webmaster als Gewerbe – Teil 3: Rechnungen richtig ausstellen

Da meine beiden Artikel Webmaster als Gewerbe – Die Gewerbeanmeldung und Webmaster als Gewerbe – Die Steuern auf großes Interesse gestoßen sind, gibt es heute noch einen dritten Artikel zu diesem Thema.

Diesmal geht es darum, wie ihr als Webmaster eine Rechnung erstellt, die den steuerlichen Vorschriften entspricht. Ihr denkt jetzt vielleicht, dass es ja nicht sooo schwierig sein kann, eine Rechnung zu schreiben. Tatsächlich ist es aber so, dass das Ausstellen einer Rechnung wesentlich komplizierter ist, als ihr vielleicht vermutet.

10 Rechnungs-Merkmale

Damit eine Rechnung vom Finanzamt akzeptiert wird, muss sie die folgenden 10 Merkmale enthalten:

1. Euren vollständigen Namen und eure vollständige Anschrift (Postfach oder Straße, PLZ und Ort)

2. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers

3. Eure Steuernummer oder eure Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Eine Steuernummer erhaltet ihr automatisch, wenn ihr ein Gewerbe angemeldet habt und den Fragebogen des Finanzamts ausgefüllt habt. Die Steuernummer ist nicht identisch mit der Steuernummer, die ihr für eure Einkommenssteuererklärung verwendet. Eine USt-IdNr. braucht ihr nur, wenn ihr Kunden habt, deren Sitz nicht in Deutschland ist.

4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung

5. Eine fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung von euch muss eine eindeutige Nummer haben, die sich nicht wiederholen darf. Am einfachsten ist es, wenn ihr für jedes Jahr mit euren Rechnungsnummern bei 1 anfängt und dann das Jahr dranhängt. Eure erste Rechnung könnte dann z. B. die Nr. 001/2010 haben, eure zweite Rechnung 002/2010 usw.

6. Die Menge und Art eurer Leistung

Aus eurer Rechnung muss hervorgehen, wie viel und was ihr eurem Kunden berechnet habt. Wenn ihr z. B. für eine Firma 2 Werbebanner auf eurer Website geschaltet habt, dann schreibt ihr in die Rechnung:

2 Werbebanner 486×60 auf www.meineseite.de

Oder wenn ihr eure Arbeitszeit berechnet, schreibt ihr:

1 Stunde Einrichtung eines CMS

7. Der Leistungszeitpunkt

In eurer Rechnung müsst ihr auch noch angeben, wann ihr eure Leistung ausgeführt habt. Der genaue Tag ist dabei nicht unbedingt erforderlich, es reicht aus, wenn ihr den Monat angebt, in dem ihr eure Leistung ausgeführt habt. Richtig wären z. B.

– Leistungsdatum: 15.10.2010
– Zeitraum: 01.10.-31.12.2010 (wenn ihr z. B. Werbebanner über mehrere Monate vermietet)
– Leistungsmonat: Oktober 2010

Wenn ihr es euch ganz einfach machen wollt, könnt ihr euch die zusätzliche Angabe des Leistungsdatums auch sparen und einfach folgenden Vermerk in eure Rechnung aufnehmen: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.

8. Das Entgelt

Natürlich muss aus eurer Rechnung auch hervorgehen, wie hoch euer Entgelt für eure Leistung ist. Das könnt ihr auch mit der Menge und Art eurer Leistung (siehe 6.) kombinieren, indem ihr z. B. schreibt:

2 Werbebanner 486×60 auf www.meineseite.de 100 Euro

1 Stunde Einrichtung eines CMS 40 Euro

9. Den Steuersatz

In der Regel beträgt der Steuersatz für Dienstleistungen von Webmastern 19 %. Eine Ausnahme gibt es eigentlich nur bei der Übertragung von Rechten. Wenn ihr z. B. Texte oder Grafiken erstellt habt und die Nutzungsrechte berechnet, sind nur 7 % fällig. Kleinunternehmer brauchen keine Umsatzsteuer zu berechnen, müssen dies aber auf der Rechnung vermerken: „Nach 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung)“.

10. Den Gesamtbetrag der Rechnung

Eure einzelnen Entgelte aus Punkt 8 müsst ihr zum Schluss zusammenaddieren und als Nettobetrag ausweisen. Daraus errechnet ihr dann die Umsatzsteuer. Die beiden Beträge addiert ihr zusammen und erhaltet somit den Gesamtbetrag. Das sieht dann z. B. so aus:

Nettobetrag: 140 Euro
19 % Umsatzsteuer: 26,60 Euro
Gesamtbetrag: 166,60 Euro

Warum ist eine richtige Rechnung so wichtig?

Eure Rechnung entspricht nur dann den steuerlichen Vorschriften, wenn sie alle vorgenannten Angaben enthält. Wenn nur eine Angabe fehlt oder falsch ist, ist eure Rechnung ungültig. Handelt es sich bei eurem Kunden um eine Firma, erhält diese normalerweise die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt wieder zurück. Wenn eure Rechnung jetzt aber nicht den steuerlichen Vorschriften entspricht, erhält euer Kunde die gezahlte Umsatzsteuer nicht zurück. Er wird sich dann wahrscheinlich beim nächsten Mal einen anderen Webmaster für seinen Auftrag suchen.

Musterrechnung für Webmaster

Damit ihr die einzelnen Punkte besser nachvollziehen könnt, habe ich eine Musterrechnung für Webmaster erstellt, die ihr euch als Vorlage nehmen könnt:

Diese Musterrechnung für Webmaster könnt ihr euch auch downloaden (Excel-Format). Dann braucht ihr nur noch die nötigen Angaben zu ändern.

Hinweis: Wie in den beiden ersten Artikeln zum Webmaster als Gewerbe weise ich auch diesmal darauf hin, dass die Inhalte dieses Beitrags zwar sorgfältig recherchiert wurden, aber trotzdem nur meinem persönlichen Wissensstand entsprechen. Ich habe manche Punkte stark vereinfacht dargestellt und einiges sogar ganz weggelassen. Bei steuerlichen Fragen ist es empfehlenswert, sich an einen Steuerberater bzw. an das zuständige Finanzamt zu wenden.

Webmaster als Gewerbe – Teil 1: Die Gewerbeanmeldung
Webmaster als Gewerbe – Teil 2: Die Steuern

Zahlen, bitte!: Von der Rechnung bis zur Mahnung